O segmento de Recursos Humanos (RH) enfrenta o desafio de digitalizar suas atividades, hoje majoritariamente manuais. Por vezes, o setor se depara ainda com uma percepção equivocada entre as atividades consideradas mais importantes e as mais realizadas. 

Estes foram alguns dos apontamentos dos 808 executivos – todos tomadores de decisão de RH em países como Estados Unidos, México, Alemanha, França, Reino Unido, Holanda, Brasil e Austrália. Participaram 73 executivos brasileiros – ouvidos na inédita pesquisa ‘Tendências de RH 2020: Como livrar as equipes de RH de processos desatualizados’, encomendada pela DocuSign, empresa líder em tecnologia de solução de assinatura eletrônica no mundo. 

Um dado que chamou a atenção foi o alto volume de atividades operacionais. Considerado a espinha dorsal das organizações modernas, o RH precisa de processos mais eficientes e produtivos. Porém, a prática apontada pela maioria dos entrevistados é outra. A geração repetitiva de documentos (30%) e o acesso insuficiente aos recursos (tecnológicos) necessários (27%) são grandes entraves apontados pelos participantes, quando questionados sobre as barreiras para o sucesso do RH. 

Para Gustavo Brant, Vice-Presidente de Vendas para a América Latina da DocuSign, a geração de documentos, em especial, é uma lacuna a ser superada. “Com uma análise aprofundada, a pesquisa nos mostra que a maioria dos entrevistados (83%) ainda gerencia todos ou a maior parte de seus acordos em papel. De fato, apenas 1% utilizam a tecnologia de assinatura eletrônica para toda a papelada”, destacou. 

Outro elemento relevante é que grande parcela dos profissionais entrevistados (58%) identifica a contratação de novos colaboradores como o aspecto mais importante de sua função. No entanto, apenas 25% indicam que esta é a atividade mais realizada. 

Por sua vez, 51% afirmam que a folha de pagamento/remuneração é a atividade de maior relevância, ao passo que apenas 15% indicam ser esta a função mais realizada no departamento. O mesmo ocorre quando o assunto é integração do colaborador: 38% dos participantes entendem como a principal atividade, mas apenas 15% dizem realizá-la com mais frequência. 

Um ponto a ser destacado, e que ficou ainda mais evidente na pesquisa é como a tecnologia é subaproveitada pelo RH. “Embora as equipes vejam potencial para a incorporação de novos softwares em seu fluxo de trabalho, apenas 7% dos consultados utilizam mais de 75% da capacidade total de seus softwares”, sinalizou Brant. 

Muito embora as equipes de RH tenham começado a incorporar automações em seus processos, ainda há um longo trabalho a ser feito. No Brasil, ainda segundo o estudo encomendado pela DocuSign, mais da metade das equipes de RH exploram as automações para otimizar atividades de Integração (55%). Entretanto, o uso de automação cai à medida que a jornada do funcionário avança da contratação para o sucesso na carreira e atividades de retenção. Menos da metade das equipes automatizam o processo de contratação do funcionário (45%), e de demissão (40%). 

Brant alerta ainda para o fato de que a transformação digital exige que as equipes de RH adotem as melhores práticas para atrair e manter talentos. “Para atrair e reter os melhores talentos da nova geração, é fundamental que as equipes de RH se modernizem. Aqueles que ficarem para trás enfrentarão uma batalha desnecessariamente complicada”, considera. 

Mas há bons exemplos e que merecem destaque. É o caso da Luandre Recursos Humanos – uma das principais consultorias em recrutamento, seleção e gestão de talentos do Brasil. A Luandre investiu na digitalização de seus processos com documentos que envolvam assinaturas. Hoje, tudo ocorre em ambiente digital. “Tivemos um crescimento exponencial nos últimos anos e, com o avanço da pandemia, quando falamos em contratos digitais, já estávamos preparados”, afirma Reginaldo Souza, gerente de Administração de Pessoal da empresa. 

Souza destaca ainda que a companhia não sofreu impactos significativos após o Brasil ter sido forçado a adotar medidas de restrição social, pois já possuía tecnologias como a solução da DocuSign implementadas. “Hoje, tenho uma equipe de 100 pessoas em casa, em home office, fazendo contratos. Há cerca de dois anos, eu jamais poderia imaginar que isso fosse possível. Sem dúvida, esta é uma mudança que veio para ficar e não vejo nenhuma possibilidade de retornar ao estágio anterior”, complementa. 

Atualmente, todos os processos da Luandre que envolvem assinaturas são realizados em ambiente digital. A ferramenta da DocuSign trouxe diminuição de custos operacionais e logísticos, incluindo o deslocamento do colaborador em processo de contratação que antes precisaria ir até uma unidade da empresa para firmar a documentação. Para a equipe, o investimento em tecnologia resultou em um aumento de 20% na produtividade.